DRE x fluxo de caixa: lucro no papel, caixa vazio

Sim, é possível: a DRE usa regime de competência, registrando receita e despesa quando o fato ocorre, enquanto o caixa usa regime de caixa, registrando só quando o dinheiro entra ou sai. Somado a estoque parado, prazo de cartão e impostos a pagar depois, isso produz lucro no papel sem dinheiro disponível.

Por que a DRE pode mostrar lucro e o caixa estar no vermelho?

A causa é simples de nomear e mais difícil de sentir no dia a dia: a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e o fluxo de caixa medem coisas diferentes. A DRE mede resultado econômico, ou seja, se a operação gerou mais receita do que despesa naquele período, independentemente de o dinheiro já ter entrado ou saído da conta. O fluxo de caixa mede liquidez, ou seja, se sobrou dinheiro de fato na conta depois de tudo que entrou e saiu.

Um exemplo simples ajuda a visualizar: uma venda de R$ 300 no cartão parcelado em três vezes entra inteira na receita da DRE no mês da venda, porque o serviço foi prestado ali. Mas no caixa, esses R$ 300 chegam em três parcelas, em meses diferentes. No mês da venda, a DRE já contou o valor cheio; o caixa só recebeu um terço.

O que é regime de competência e o que é regime de caixa?

Regime de competência é a regra contábil usada para montar a DRE: receitas e despesas são reconhecidas no período em que o fato gerador acontece (a venda foi feita, o insumo foi consumido, o serviço foi prestado), não no período em que o dinheiro efetivamente circula. Se você já monta a DRE do restaurante mês a mês, esse é o regime que está por trás dela; vale revisar como montar e ler essa demonstração se a estrutura ainda não está clara.

Regime de caixa é a lógica do fluxo de caixa: só entra no relatório o que de fato movimentou a conta bancária ou o caixa físico naquele período, seja recebimento de venda, pagamento de fornecedor, folha, impostos ou parcelas de empréstimo. Nenhum dos dois regimes está errado; eles respondem perguntas diferentes. A DRE responde se o negócio é lucrativo. O caixa responde se há dinheiro disponível para pagar as contas desta semana.

Quais fatores causam esse descasamento em bar e restaurante?

Na prática de bar e restaurante, um punhado de fatores concentra quase todo o descasamento entre DRE e caixa. Vale conhecer cada um para saber onde procurar quando os números não baterem.

• Estoque comprado e ainda não vendido: o dinheiro já saiu do caixa na compra, mas a DRE só reconhece o custo (CMV) conforme o insumo é consumido, às vezes semanas depois.
• Prazo de recebimento de cartão e parcelamento: a venda entra inteira na receita da DRE no mês em que aconteceu, mas o dinheiro cai no caixa em parcelas, ao longo de várias semanas ou meses.
• Impostos a pagar depois: o imposto sobre a venda de setembro pode só ser pago em outubro; ele já reduz o resultado da DRE de setembro, mas ainda não saiu do caixa naquele mês.
• Parcelamento de dívida, empréstimo ou fornecedor: a amortização do principal sai do caixa, mas não é despesa na DRE (só os juros são); por isso o caixa pode apertar sem a DRE registrar motivo aparente.
• Depreciação: reduz o lucro na DRE para refletir o desgaste de equipamento e reforma ao longo do tempo, mas não é saída de dinheiro no mês.
• Investimento em equipamento ou reforma (CAPEX): o dinheiro sai do caixa de uma vez, mas na DRE o impacto aparece diluído, mês a mês, via depreciação.

Qual a fórmula da DRE e qual a do fluxo de caixa?

A estrutura simplificada da DRE de um restaurante, por extenso, segue esta sequência: Receita Bruta de Vendas, menos Deduções sobre Vendas (impostos incidentes e devoluções), resulta em Receita Líquida; Receita Líquida menos Custo da Mercadoria Vendida (o CMV) resulta em Lucro Bruto; Lucro Bruto menos Despesas Operacionais (pessoal, aluguel, energia, marketing, depreciação e afins) resulta no Resultado Operacional; Resultado Operacional menos Despesas Financeiras resulta no Lucro antes dos Impostos sobre o Lucro; e, por fim, Lucro antes dos Impostos menos os Impostos sobre o Lucro resulta no Lucro Líquido do período. Repare que a depreciação entra como despesa operacional, antes do Resultado Operacional, e não junto das Despesas Financeiras.

O fluxo de caixa segue uma lógica diferente, por extenso: Saldo Inicial de Caixa, mais Entradas de Caixa do período (recebimento de vendas à vista, recebimento de parcelas de cartão de vendas anteriores e outros recebimentos), menos Saídas de Caixa do período (pagamento a fornecedores, folha de pagamento, impostos efetivamente pagos, parcelas de dívida e investimentos pagos), resulta no Saldo Final de Caixa. Repare que nenhuma das duas fórmulas usa os mesmos números da outra no mesmo momento; é exatamente esse descompasso de tempo que gera a sensação de lucro no papel e caixa vazio.

Exemplo ilustrativo: lucro na DRE, caixa vazio no mesmo mês

O exemplo a seguir é hipotético, só para tornar o mecanismo visível; nenhum valor corresponde a um caso real.

Suponha um restaurante que fatura R$ 100.000 em vendas no mês, já como receita líquida (sem deduções adicionais, para simplificar). O CMV apurado é R$ 32.000, o que resulta em Lucro Bruto de R$ 68.000. As despesas operacionais somam R$ 45.000, já incluindo a depreciação do período, o que resulta em Resultado Operacional de R$ 23.000. Não há despesas financeiras neste exemplo, então o Lucro antes dos Impostos também é R$ 23.000. Os impostos sobre o lucro ficam em R$ 3.000, e o Lucro Líquido final na DRE fecha em R$ 20.000. Até aqui, tudo parece saudável.

Mas, nesse mesmo mês, três coisas aconteceram fora da DRE: o restaurante comprou R$ 15.000 a mais de estoque do que consumiu, pagando à vista, para se preparar para um evento do mês seguinte; apenas 65% das vendas do mês entraram de fato no caixa, porque o restante foi vendido no cartão parcelado e só vai cair nas próximas semanas; e uma parcela de R$ 8.000 de um empréstimo tomado meses atrás venceu e foi paga. Neste exemplo específico, sem juros relevantes no mês, o valor inteiro da parcela é amortização de principal e não aparece como despesa na DRE; se houvesse juros embutidos na parcela, só essa parte apareceria como despesa financeira, e o restante, o principal, continuaria fora da DRE. Resultado: apesar do lucro de R$ 20.000 na DRE, o caixa desse mês pode fechar negativo, simplesmente porque o dinheiro que efetivamente entrou foi menor do que o que efetivamente saiu.

Como acompanhar DRE e fluxo de caixa juntos, sem se perder?

A saída não é escolher um relatório e abandonar o outro; é olhar os dois lado a lado e entender o que cada divergência está dizendo. Quando a DRE dá lucro e o caixa fecha apertado, o problema costuma estar em prazo (a receber ou a pagar), não em rentabilidade. Quando a DRE dá prejuízo e o caixa ainda está positivo, geralmente é questão de tempo até o caixa sentir também; vale olhar os sinais de que o restaurante está perdendo dinheiro antes que isso aconteça.

Também ajuda ter uma noção clara de quanto o restaurante precisa faturar por dia para cobrir seus custos fixos e variáveis, o chamado ponto de equilíbrio, porque esse número dá o piso abaixo do qual nem a DRE nem o caixa vão fechar bem. E, na rotina, uma lista curta de indicadores olhados toda semana, não só no fechamento do mês, ajuda a pegar o descasamento a tempo de ajustar o plano de pagamento antes que ele vire um aperto.

1. Feche a DRE do mês pelo regime de competência, incluindo tudo o que foi gerado no período, mesmo o que ainda não foi pago ou recebido.
2. Monte o fluxo de caixa à parte, só com o que realmente entrou e saiu da conta naquele período.
3. Compare os dois relatórios: se a DRE deu lucro e o caixa fechou negativo, procure a diferença em estoque comprado, prazo de recebimento de cartão e parcelas a pagar.
4. Projete o fluxo de caixa dos próximos 30 a 60 dias, considerando os recebíveis de cartão que ainda vão cair e as contas já assumidas.
5. Repita essa leitura toda semana, não só no fechamento do mês, para não ser pego de surpresa no meio do caminho.