Sistema de gestão para restaurante: o que avaliar

Um sistema de gestão para restaurante precisa fazer três coisas: receber as vendas sem digitação dupla, calcular o CMV real prato a prato e gerar os números prontos para o contador fechar a DRE. Se ele não faz isso, você continua decidindo no escuro, mesmo pagando mensalidade.

Como as vendas entram no sistema?

A primeira pergunta não é preço, é como a venda chega ao sistema. O PDV (o ponto de venda, onde a comanda é fechada) é uma coisa; o sistema de gestão é outra. Se a única forma de a venda aparecer na gestão é alguém digitar tudo de novo em outra tela, isso não é gestão, é retrabalho, e todo retrabalho manual vira erro de digitação dentro de uma semana.

Existem caminhos diferentes: integração direta com o PDV, importação do fechamento do dia ou o próprio sistema registrando a venda pelo cardápio digital e pela comanda. Pergunte ao fornecedor, na prática, qual é o caminho e quanto trabalho sobra para a equipe. Se a resposta for copiar planilha à mão todo dia, é uma ponte manual que alguém vai esquecer de atravessar num dia de movimento.

• Registra a venda por prato, não só o total do caixa no fim do dia
• Baixa o estoque pela venda, seguindo a ficha técnica de cada prato
• Não depende de uma etapa manual longa de "fechar o dia" para os números aparecerem
• Não obriga a trocar o PDV, a operadora de cartão ou a comanda que a casa já usa

Como saber se ele calcula o CMV real, não um percentual estimado?

CMV é o custo da mercadoria vendida: quanto do que você comprou virou o prato que saiu para o cliente. A conta correta é: CMV, em percentual, é igual a (estoque inicial mais compras do período menos estoque final) dividido pela receita de vendas do período, multiplicado por cem. Um sistema que só aplica um percentual fixo sobre a receita, do tipo "assumimos 30% de CMV", não está calculando nada, está chutando com base em uma média genérica de mercado.

O CMV real exige duas coisas que muitos sistemas pulam: a ficha técnica de cada prato, com a quantidade exata de cada insumo na receita, e o custo real de compra, tirado da nota fiscal, não de uma tabela digitada uma vez e esquecida. Se o preço do filé sobe e o sistema não atualiza o custo da ficha técnica sozinho, o CMV que ele mostra já nasce desatualizado.

• Puxa custo da compra direto da nota fiscal (XML ou DANFE), não de digitação avulsa
• Recalcula o custo de cada ficha técnica quando o preço do insumo muda
• Mostra o CMV por prato, não só um número único do restaurante inteiro
• Separa CMV teórico (o que deveria gastar) do CMV real apurado no período

O que o sistema precisa gerar para o contador?

O contador fecha a DRE, a demonstração do resultado do exercício, com base em números que alguém precisa entregar organizados: receita bruta, deduções, CMV, despesas fixas e despesas variáveis. Um sistema de gestão útil exporta essas categorias já separadas, no formato que o escritório de contabilidade consegue lançar, em vez de uma lista de lançamentos soltos que o contador, ou você mesmo, tem que reclassificar na mão todo mês.

Isso não substitui o contador nem a assessoria contábil. Substitui o trabalho de garimpar número em planilha de vendas separada da planilha de compras e da memória do caixa. Vale notar que DRE e saldo em caixa são coisas diferentes: dá para fechar o mês com lucro na DRE e o caixa vazio mesmo assim, esse é o tema de outro guia deste site sobre a diferença entre DRE e fluxo de caixa.

Ele controla compras e estoque de verdade?

Controlar estoque não é ter uma tela com "quantidade em estoque". É comparar o que deveria sobrar, o estoque teórico, calculado pela ficha técnica de cada venda, com o que sobrou de fato na contagem física. A diferença entre os dois é quebra, perda ou erro de porcionamento, e é isso que um sistema de gestão precisa mostrar, não esconder.

Na compra, o sistema precisa registrar a entrada pela nota fiscal, na mesma unidade que a receita consome (quilo, litro, unidade). Se a compra entra em caixa e a receita consome em grama, o custo calculado depois não bate com a realidade da cozinha.

• Baixa o estoque sozinho a cada venda, pela ficha técnica do prato
• Compara estoque teórico com contagem física e aponta a diferença
• Registra compra pela nota fiscal, não por digitação livre
• Avisa quando o custo de um insumo mudou, antes que o prato fique no prejuízo

De quem é o sistema: seu ou do fornecedor?

Boa parte do software de prateleira para restaurante é vendida como assinatura de um sistema genérico, com a marca do fornecedor no aplicativo, no e-mail que o cliente recebe e na tela que o garçom usa. Isso funciona, mas vale saber que a marca ali é do fornecedor, não do seu restaurante.

Pergunte três coisas antes de assinar: os dados são seus e exportáveis a qualquer momento, ou ficam presos no sistema se você sair? O sistema atualiza sozinho, com correção de erro e novas funções, sem você precisar pedir ou pagar de novo? E existe um aplicativo com a identidade do seu restaurante, ou o cliente final vê o nome de outra empresa na tela?

Consultoria ou software de prateleira: qual a diferença?

Software de prateleira entrega a ferramenta e deixa a configuração com você: cadastrar a ficha técnica de cada prato, definir categoria de despesa, interpretar o relatório que aparece na tela. Funciona bem para quem já entende de CMV, DRE e ponto de equilíbrio e só precisa de um lugar para organizar os números.

Consultoria entrega gente: alguém que ajuda a montar a ficha técnica certa, explica o que aquele percentual de CMV significa para o seu caixa e revisa se a configuração inicial não deixou brecha, como um prato sem ficha técnica ou um insumo com unidade errada. O contraponto é o custo e a dependência da agenda de outra pessoa.

O Sistema O Consultor fica no meio dos dois: um sistema com a marca do próprio negócio, contratado por módulo, que você mesmo configura, sem fidelidade. Não é prova de resultado para outro negócio: cada restaurante tem estrutura de custo diferente, mas mostra que a ferramenta é usada na prática, não só vendida.